พื้นฐานงานจัดซื้อ

ใบขอซื้อ (PR) คืออะไร และในใบต้องมีอะไรบ้าง

ใบขอซื้อคือเอกสารที่คนอยากได้ของใช้ขออนุมัติ ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะไปสั่งซื้อจริง เขียนจากแบบฟอร์มที่ใช้กันจริงในโรงงานไทย ไม่ใช่จากตำรา

ใบขอซื้อ หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า ใบ PR (Purchase Requisition) คือเอกสารภายในที่พนักงานคนหนึ่งใช้บอกบริษัทว่า “ผมต้องการของสิ่งนี้ ด้วยเหตุผลนี้ ขออนุมัติด้วยครับ”

จุดสำคัญที่คนมักเข้าใจผิด คือใบ PR ไม่ใช่ การสั่งซื้อ ตอนที่คุณเซ็นใบ PR ยังไม่มีใครไปคุยกับซัพพลายเออร์ ยังไม่มีใครผูกพันจ่ายเงิน มันเป็นแค่คำขอภายในที่รอการอนุมัติ

ทำไมต้องมีใบขอซื้อ

บริษัทเล็กที่ยังไม่มีระบบ มักซื้อของกันด้วยการเดินไปบอกหัวหน้า หรือแชทไลน์ไปหาฝ่ายจัดซื้อ ทำแบบนี้ได้จนถึงวันที่มีคนถามว่า

• ใครเป็นคนอนุมัติให้ซื้อเครื่องนี้ และอนุมัติวันไหน
• ตอนนั้นเทียบราคากี่เจ้า ใบเสนอราคาอยู่ไหน
• ทำไมของชิ้นเดียวกันเดือนที่แล้วซื้อถูกกว่านี้

ใบขอซื้อคือคำตอบของคำถามพวกนี้ มันทำให้การตัดสินใจซื้อมี ร่องรอย ว่าใครขอ ใครอนุมัติ เมื่อไร และด้วยข้อมูลชุดไหน

ในใบขอซื้อควรมีอะไรบ้าง

แบบฟอร์มของแต่ละบริษัทต่างกันในรายละเอียด แต่หัวข้อที่ขาดไม่ได้มีประมาณนี้

ใบขอซื้อเดินทางอย่างไร

1. ผู้ขอ กรอกใบและแนบใบเสนอราคา
2. หัวหน้าแผนก ดูว่าจำเป็นจริงไหม
3. ฝ่ายบัญชีหรือการเงิน ดูงบและวงเงิน
4. ผู้บริหาร อนุมัติขั้นสุดท้ายถ้าเกินวงเงินที่กำหนด
5. ฝ่ายจัดซื้อ ออกใบสั่งซื้อ (PO) ส่งให้ซัพพลายเออร์

ลำดับนี้ไม่มีสูตรตายตัว บริษัทสามคนกับบริษัทสามร้อยคนใช้ลำดับไม่เหมือนกัน สิ่งที่ควรเหมือนกันคือ ทุกคนรู้ว่าตอนนี้ใบอยู่ที่ใคร

สิ่งที่ทำให้ใบขอซื้อช้า

จากที่เห็นมา ใบขอซื้อไม่ได้ช้าเพราะคนอนุมัติไม่ยอมเซ็น แต่ช้าเพราะ

• ใบวางอยู่บนโต๊ะคนที่ลาหรือออกไซต์งาน แล้วไม่มีใครรู้
• ใบเสนอราคาอยู่ในไลน์ ไม่ได้อยู่กับใบ
• คนอนุมัติไม่รู้ว่าถึงคิวตัวเองแล้ว
• เอกสารครบแล้วแต่หาไม่เจอตอนตรวจสอบ

สังเกตว่าไม่มีข้อไหนเป็นปัญหาเรื่อง “แบบฟอร์ม” เลย ทั้งหมดเป็นปัญหาเรื่องการเดินทางของเอกสาร ซึ่งเป็นคนละเรื่องกัน และเป็นเรื่องที่แบบฟอร์มกระดาษแก้ไม่ได้