วิธีทำงาน

เซ็นเอกสารจัดซื้อแบบดิจิทัล ต้องทำอย่างไรให้ใช้ได้จริง

คำถามที่ได้ยินบ่อยที่สุดคือ เซ็นในคอมพิวเตอร์แล้วใช้ได้ไหม คำตอบสั้น ๆ คือได้ แต่คำตอบยาวคือ ขึ้นกับว่าคุณเก็บหลักฐานอะไรไว้

ประเทศไทยมีกฎหมายรองรับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์มาตั้งแต่ปี 2544 หลักการกว้าง ๆ คือ ข้อความหรือลายมือชื่อจะไม่ถูกปฏิเสธความมีผลเพียงเพราะอยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งที่กฎหมายสนใจไม่ใช่ว่าเซ็นด้วยปากกาหรือเมาส์ แต่สนใจว่า พิสูจน์ได้ไหมว่าใครเซ็น และเอกสารถูกแก้หลังเซ็นหรือเปล่า

สามระดับของการเซ็นดิจิทัล

1. รูปลายเซ็นวางบน PDF — ง่ายที่สุด และเป็นที่ยอมรับในงานภายในบริษัทส่วนใหญ่ จุดอ่อนคือรูปนั้นใครก็ก๊อปไปวางได้
2. ลายเซ็นที่ผูกกับบัญชีผู้ใช้ — ระบบบันทึกว่าใครล็อกอินเข้ามาเซ็น เวลาไหน จากไฟล์ต้นฉบับตัวไหน อันนี้แข็งแรงพอสำหรับเอกสารภายในและ PO ทั่วไป
3. ลายเซ็นดิจิทัลที่มีใบรับรอง — ใช้ใบรับรองจากผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง เหมาะกับสัญญาที่มีมูลค่าสูงหรือเอกสารที่ต้องยื่นหน่วยงานรัฐ

สำหรับใบสั่งซื้อภายในและกับซัพพลายเออร์ที่ทำงานกันประจำ ระดับที่สองมักเพียงพอ และเป็นระดับที่บริษัทส่วนใหญ่ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องซื้ออะไรเพิ่ม

สิ่งที่ควรเก็บไว้ทุกครั้งที่มีการเซ็น

• ใครเซ็น — ผูกกับบัญชีผู้ใช้จริง ไม่ใช่แค่ชื่อที่พิมพ์ลงไป
• เซ็นเมื่อไร — วันและเวลา
• เซ็นเอกสารฉบับไหน — เก็บค่าตรวจสอบไฟล์ต้นฉบับ (เช่น SHA-256) ไว้ด้วย จะได้พิสูจน์ได้ว่าไฟล์ที่เซ็นคือไฟล์นี้
• ลำดับที่เท่าไร — ถ้าเอกสารต้องผ่านหลายคน
• ไฟล์ฉบับที่ลงนามแล้ว — เก็บแยกจากต้นฉบับ ไม่เขียนทับ

ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่คิด ถ้าไฟล์ที่ลงนามเขียนทับต้นฉบับ คุณจะไม่มีทางพิสูจน์ได้เลยว่าเอกสารก่อนเซ็นหน้าตาเป็นอย่างไร

ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย

• ส่งไฟล์ให้เซ็นทางแชท แล้วได้ไฟล์กลับมาสามเวอร์ชัน ไม่รู้ว่าอันไหนล่าสุด
• ใช้รูปลายเซ็นร่วมกัน เช่น เก็บไฟล์ลายเซ็นผู้บริหารไว้ให้เลขาวางเอง เท่ากับไม่มีหลักฐานว่าเจ้าตัวเห็นเอกสาร
• เซ็นแล้วไม่รู้ว่าไฟล์ไปอยู่ไหน ตอนตรวจสอบหนึ่งปีให้หลังหาไม่เจอ

สิ่งที่ควรได้จากระบบที่ใช้

ไม่ว่าจะใช้เครื่องมืออะไร ควรได้สามอย่างนี้ คือ ลายเซ็นถูกประทับลงบนหน้าเอกสารจริงในตำแหน่งที่ตกลงกัน ไฟล์ฉบับลงนามถูกเก็บเป็นไฟล์ใหม่ และมีบันทึกว่าใครเซ็นเมื่อไรบนไฟล์ไหน ถ้าเครื่องมือไหนให้ครบสามข้อ ที่เหลือเป็นเรื่องความสะดวก