วิธีทำงาน

ตั้งลำดับอนุมัติจัดซื้ออย่างไรไม่ให้ติดคอขวด

ลำดับอนุมัติที่ดีไม่ได้วัดกันที่มีกี่ขั้น แต่วัดกันที่ ไม่มีขั้นไหนหยุดทั้งกระบวนการได้เพราะคนคนเดียวไม่ว่าง

เริ่มจากคำถามว่าแต่ละขั้นตอบอะไร

ก่อนจะเพิ่มคนเข้าไปในลำดับ ให้ถามว่าคนคนนั้นตอบคำถามอะไรที่คนอื่นตอบแทนไม่ได้ ถ้าตอบไม่ได้ ขั้นนั้นไม่ควรมี

บริษัทส่วนใหญ่ที่มีพนักงานไม่เกินห้าสิบคน ใช้สามขั้นก็พอ การเพิ่มขั้นที่สี่ควรมีเหตุผลที่พูดออกมาเป็นประโยคได้

ปัญหาที่แท้จริงไม่ใช่จำนวนขั้น แต่คือคนคนเดียว

ลำดับอนุมัติพังตอนที่ขั้นหนึ่งมีคนเดียว แล้วคนนั้นลาป่วย ไปต่างจังหวัด หรือกำลังประชุมทั้งวัน งานทั้งบริษัทหยุดรอเขา

วิธีแก้ที่ใช้ได้จริงคือ ให้แต่ละขั้นมีคนได้หลายคน และใครว่างก่อนอนุมัติแทนกันได้ ไม่ใช่การตั้งคนสำรองที่ต้องขออนุญาตก่อนใช้ ซึ่งไม่มีใครทำตอนงานด่วน

วงเงินอนุมัติ

ไม่ใช่ทุกใบต้องขึ้นถึงผู้บริหาร วิธีที่ใช้กันทั่วไปคือกำหนดวงเงิน

• ต่ำกว่าวงเงินที่หนึ่ง — หัวหน้าแผนกอนุมัติจบ
• เกินวงเงินที่หนึ่ง — เพิ่มบัญชีหรือการเงิน
• เกินวงเงินที่สอง — ถึงผู้บริหาร

ตัวเลขขึ้นกับขนาดบริษัท สิ่งที่สำคัญกว่าตัวเลขคือทุกคนรู้ว่าตัวเลขคืออะไร ถ้าต้องเดาว่าใบนี้ต้องขึ้นถึงใคร แปลว่ายังไม่ได้ตั้งวงเงินจริง

สามข้อที่ทำให้ลำดับอนุมัติเดินเร็วขึ้นทันที

1. คนอนุมัติต้องรู้ว่าถึงคิวตัวเองแล้ว โดยไม่ต้องมีคนไปเดินบอก
2. เอกสารต้องอยู่กับใบ ใบเสนอราคาที่ต้องไปตามหาในไลน์ คือเวลาที่หายไปทุกครั้ง
3. คนขอต้องเห็นว่าใบอยู่ที่ใคร จะได้ไม่ต้องเดินไปถามฝ่ายจัดซื้อทุกเช้า

สามข้อนี้ไม่เกี่ยวกับแบบฟอร์มเลย และเป็นเหตุผลที่บริษัทจำนวนมากเปลี่ยนจากกระดาษ ไม่ใช่เพราะกระดาษไม่ดี แต่เพราะกระดาษบอกไม่ได้ว่าตอนนี้มันอยู่ที่ไหน