พื้นฐานงานจัดซื้อ

PR กับ PO ต่างกันอย่างไร

สองเอกสารนี้อยู่ติดกันในกระบวนการเดียวกัน จนหลายคนเรียกสลับกัน แต่ผลทางกฎหมายและทางเงินต่างกันคนละเรื่อง

สรุปสั้นที่สุด PR คือการขออนุญาตภายในบริษัท ส่วน PO คือการสั่งซื้อจริงกับคนนอก

ใบ PR อยู่ในบ้าน ไม่มีใครนอกบริษัทเห็น ใบ PO ออกจากบ้านไปถึงซัพพลายเออร์ และเมื่อเขารับแล้ว มันมีผลผูกพัน

ตารางเทียบ

ลำดับที่ถูกต้อง

PR มาก่อน PO เสมอ ไม่ใช่ธรรมเนียม แต่เป็นเรื่องของการควบคุม ถ้าออก PO ก่อนแล้วค่อยหาคนเซ็น PR ย้อนหลัง เท่ากับบริษัทผูกพันจ่ายเงินไปแล้วโดยที่ยังไม่มีใครอนุมัติ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะถามแน่นอน

ในทางปฏิบัติ เรื่องนี้เกิดบ่อยมากเวลาของเสียกะทันหันแล้วต้องซื้อด่วน วิธีที่ถูกกว่าคือทำ PR ฉุกเฉินที่มีลำดับอนุมัติสั้นลง ไม่ใช่ข้ามใบ PR ไปเลย

คำที่มักสับสนตามมา

• ใบเสนอราคา (Quotation) — ซัพพลายเออร์เป็นคนออกให้เรา ใช้แนบกับ PR เพื่อให้คนอนุมัติเห็นราคาจริง
• ใบส่งของ (Delivery Note) — มากับของ ใช้เช็กว่าของครบตาม PO ไหม
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) — มาทีหลัง ใช้จับคู่กับ PO และใบส่งของ ก่อนจ่ายเงิน

เวลาตรวจสอบ สามใบนี้ต้องตรงกัน คนทำบัญชีเรียกว่า three-way match ถ้าเลข PO บนใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับ PO ที่ออกไป เรื่องจะยาว

ทำไมต้องแยกให้ชัด

เพราะสองใบนี้ตอบคำถามคนละข้อ ใบ PR ตอบว่า “บริษัทตกลงจะซื้อไหม” ใบ PO ตอบว่า “เราสั่งอะไรไปเท่าไร กับใคร” บริษัทที่รวมสองอย่างเป็นใบเดียวมักจะเจอปัญหาเดิมซ้ำ ๆ คือไม่มีหลักฐานว่าใครอนุมัติ เพราะเอกสารที่มีคือใบที่ส่งให้ซัพพลายเออร์ ซึ่งไม่มีลายเซ็นของคนในบริษัทอยู่บนนั้น